Kredili Satışlar ve Alacaklar İle İlgili Belge ve Kayıt Döngüsü

Kredili Satışlar Alacaklar Döngüsü
Büyütmek İçin Resmin Üzerine Tıklayınız.
Bir müşteriye yapılacak olan kredili bir satışla ilgili olarak bir şirketin aşağıdaki bölümleri bu süreçte yer almaktadır:
1-      Operasyonlar
a-      Satışlar
b-      Depo
c-       Sevkiyatlar
2-      Mali Kontrol (Muhasebe)
a-      Faturalama
b-      Stok Kontrol
c-       Alacak Hesapları
d-      Büyük Defter
3-      Hazine
a-      Finans / Krediler
Döngünün Adımları:
1-      Böyle bir döngü, Müşteri’den bir Satış Siparişi’nin Satışlar Operasyonu’na gelmesiyle başlayacaktır. Satışlar Operasyonu, bu satış siparişini bir Satış Emri haline getirip, ilgili müşteriye kredili satış yapılması için Hazine’nin Finans/Krediler bölümüne gönderecektir.  Müşteriden satış siparişleri farklı şekillerde gelebilmektedir. Müşteriden belgeli olarak gelmeyen, örneğin telefonla verilen satış siparişleri için Satış operasyonları, müşteriden aldığı satış siparişinin detaylarını, siparişin ne zaman alındığına ve siparişi verenin adı ve müşteri şirketteki konumunu da içeren bir satış sipariş formu hazırlaması, satış emrine dayanak tesis etmesi açısından önemlidir. Bu satış emirlerinin sıra numarası izleyen formlar halinde olması satış siparişlerinin mutabakatında önemlidir. Satış emirleri, aslı Finans/Krediler bölümüne gönderilecek ve satış emrini hazırlayan bölümde bir nüshası kalacak şekilde en az 2 nüsha olmalıdır. Satış operasyonları aldığı satış siparişlerini ve bu siparişlerle ilgili olarak hazırladıkları satış emirlerini ayrıca dosyalamalıdır.
2-      Finans/Krediler bölümü, müşteri kredi değerlendirmesini yapar, uygun bulursa satış emrini onaylar (kredi limiti tahsis eder) ve bunu bir Onaylı Satış Emri haline getirerek, Satışlar, Depo ve Teslimat Operasyonlarına ve Mali Kontrol’deki (Muhasebe) Faturalama ve Stok Kontrol bölümlerine gönderecektir. Onaylı Satış Emri’nin doğrudan Finans/Krediler tarafından bu bölümlere gönderilmiş olması, onayın birinci elden alınmasını ve bu onaylı satış emrinin başka bir bölüm tarafından hazırlanma veya kötü amaçla kullanılma riskinin ortadan kalkmasını sağlar. Böylece, ilgili bölümler, aldıkları Onaylı Satış Emrinden bu satışla ilgili kredi onayının verildiğini ve bundan sonra bu satışla ilgili kendi bölümlerince yapılması gereken işlemleri yapmaya başlayacaklar ve kendilerine bu satışla ilgili başka bölümlerden gelecek olan belgeleri bu Onaylı Satış Emri ile eşleştirme olanağı bulabileceklerdir.
3-      Onaylı Satış Emrini alan Satış Operasyonları bölümü, sipariş veren müşteriye bir Satış Teyidi vererek satışın gerçekleşeceğini bildirir. Böylece müşteri de, verdiği sipariş ile aldığı satış teyidini karşılaştırma imkanı bulacak, eğer gelen satış teyidinden bir hata varsa bu hatanın düzeltilmesini isteyebilecektir.
4-      Finans/Krediler Bölümü’nden Onaylı Satış Emri’ni alan Depo Bölümü, depodan bu müşteriye satılacak malları toplayarak, bu malları hazırladığı depo çıkış belgesi veya irsaliye ile birlikte müşteriye gönderilmesi için Sevkiyat Bölümü’ne gönderecektir.
5-      Depo Bölümü’nden müşteriye gönderilecek malları ve bu mallarla ilgili Depo Bölümü’nün hazırladığı depo çıkış belgesi veya irsaliyeyi alan Sevkiyat Bölümü, bu belgeleri ve gönderilecek malları, Finans/Krediler Bölümü’nden Sevkiyat Bölümü’ne de gönderilen Onaylı Satış Emri ile eşleştirme imkanına sahip olduğundan Onaylı Satış Emri’nden daha yüksek bir miktarda satış yapılması engellenecektir. Sevkiyat Bölümü, malları müşteriye gönderirken mallarla birlikte hazırladığı Sevk Belgesi’ni, Depo Bölümü’nden gelen Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin bir kopyasını da müşteriye yollar. Ayrıca Sevkiyat Bölümü, Depo Bölümü’nden gelen Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin birer kopyası ile Sevk Belgesi’nin bir kopyasını, Mali Kontrol’ün altındaki Faturalama ve Stok Kontrol bölümlerine gönderir. Böylece bu bölümler de, malların (stokların) fiziki olarak depodan çıkıp müşteriye gittiğini öğrenecek, bu belgeleri Finans/Krediler bölümlerinden kendi bölümlerine gelen Onaylı Satış Emri ile eşleştirme suretiyle olabilecek bir hata konusunda aksiyon alabilecektir.
6-      Sevkiyat Bölümü’nden Depo Bölümü’nün hazırladığı Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin kopyası ile müşteriye malların gönderildiğini gösteren Sevk Belgesi’nin bir kopyasını alan Stok Kontrol Bölümü, bu belgelere göre Stok Kayıtları Veri Tabanı’nda gerekli kayıtları yapacaktır.
7-      Sevkiyat Bölümü’nden Depo Bölümü’nün hazırladığı Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye’nin kopyası ile müşteriye malların gönderildiğini gösteren Sevk Belgesi’nin bir kopyasını alan Faturalama Bölümü ise, bu mallarla ilgili Fatura’yı düzenleyerek, müşteriye gönderecek, Fatura’nın birer kopyasını da Satış Operasyonları, Alacak Hesapları Bölümü’ne, Günlük Fatura Özeti’ni de, Büyük Defter Muhasebe Bölümü’ne gönderecektir.
8-      Faturalama Bölümü’nden Fatura kopyasını alan Satış Operasyonları Bölümü, Satış Emirleri Dosyası’ndan ilgili Satış Emri’ni kapatacak ve sonuçlandırılmış bu satış emrinin tekrar işleme konmasını engellemiş olacaktır.
9-      Fatura’nın bir kopyasını Faturalama Bölümü’nden alan Alacak Hesapları Bölümü, buna göre Ticari Alacaklar Dosyasına (Hesabını) gerekli kaydı yaparak Müşteri’nin hesabına borç kaydı düşülmesini sağlayacaktır.
10-   Faturalama Bölümü’nden Günlük Fatura Özeti’ni alan Büyük Defter Muhasebe Bölümü de, ilgili hesaplara büyük defter kayıtlarının yapacak veya sistemden girilen kayıtların büyük deftere işlenmesi için gerekli onayları verecektir.
11-   Bütün kayıtlardan yapıldıktan sonra farklı bölümlerin ilgili kayıtları yaptığı Stok Kayıtları Dosyası ile Büyük Defter Muhasebe kayıtlarının ve Ticari Alacaklar Dosyası ile Büyük Defter Muhasebe kayıtlarının mutabakatı da yapılabilecektir.
12-   Müşteri de kendisine gönderilen Sevkiyat Bölümü tarafından gönderilen Depo Çıkış Belgesi veya İrsaliye ve Sevk Belgesi’ni Faturalama Bölümü’nden gönderilen Fatura ile eşleştirip herhangi bir eşleşme problemi varsa hatanın düzeltilmesi için girişimde bulunabilecektir.
Bu döngü sayesinde Satış Emri, Onaylı Satış Emri, Depo Çıkış Belgesi (veya İrsaliye), Sevk Belgesi ve Fatura farklı bölümler tarafından hazırlanmaktadır. Bu sayede bu kredili satış işleminde hiç kimse bu işlemin tüm aşamalarını tek başına kontrol edememektedir. Satış işleminin her aşaması ile ilgili sorumlu bir bölüm olduğu için bölümlerin hesap verebilirlikleri sağlanmaktadır. Ayrıca bu işlemle ilgili kayıtlar, dört dosyaya (veri tabanına) yani Satış Emirleri Dosyası, Stok Kayıtları Veri Tabanı, Ticari Alacaklar Dosyası ve Büyük Defter’e yapılan kayıtlar, dört farklı bölüm (veya kişi) tarafından yapılmaktadır. Belgelerin olduğu gibi kayıtların da farklı kişiler tarafından yapılmış olması olası bir suiistimal veya hatanın gizlenmesini önlemekte ve başka bir bölüm tarafından ortaya çıkarılmasını sağlamaktadır.
Not: Yukarıda kullandığım grafik, Sayın Barkın Şahin’in TİDE Akademi’de verdiği CIA Part1 sınav hazırlık eğitim notlarından aldığım aşağıdaki grafiğin Türkçeye çevrilmiş halidir.

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Şu HTML etiketlerini ve özelliklerini kullanabilirsiniz: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>